abr 11 2014
Gestionando Revisiones en Proyectos BI
Una vez que estamos en la etapa final de nuestro proyecto de BI, es necesario pasar los productos (reportes, Widgets) a que sean validados y aprobados por los usuarios finales, y obtener un feed back de observaciones, que por lo general no cuentan con mucho tiempo para estar revisando en reuniones uno a uno los entregables; pero igual es indispensable que los mismos tomen desiciones el la forma de consumir los datos y presentarlos como información realmente sustancial para sus funciones.
Una forma muy comun de trabajar es publicar los entregables en la intranet y notificar a los involucrados de su liberación y esperar las observaciones, lo cual genera multiples observvaciones en varios emails o en el mejor de los casos un documento por cada revisión que contiene todas las observaciones. Esto es potencialmente un desastre si tomamos en cuenta que pueden ser varios entregables a la vez y que ademas son varias personas que revisan y que a cada una de esas observaciones debemos responder y lo más seguro es que iteraremos un par de veces; es decir un bumeran que es inevitable. Ahora bién si esto es inevitable no nos queda más opción que tratar de controlarlo y organizarlo. De esto trata esta entrada del blog, expondré algunas alternativas que nos permiten tener un control sobre las correcciones de los stakeholders del proyecto sobre nuestros entregables.
Hay diferentes alternativas que dependerán del escenario del proyecto y las necesidades puntuales:
Opción: Tengo pasta !!!
Si el proyecto es lo suficientemente grande y puedes costeartelo, puedes utilizar herramientas como SharePoint, Alfresco, HyperOffice, Epiware; lo malo es que principalmente funcionan como servicios en la nube y pedir publicaciones en la intranet de la empresa para trabajar los archivos.
Opción: Tengo un Hosting
Si tienes un hosting en el cual puedes alojar una herramienta Online te facilita mucho las cosas, básicamente podemos decir que tenemos 2 categorias de herramientas ONLINE que podemos utilizar:
Pesrpectiva control de Documentos:
Bajo esta perspectiva la idea es tener un subdominio en el cual crear una estructura de documentos y ofrecer los permisos necesarios a los usuarios para editarlos. Podriamos listar OpenDocMan, Nuxeo Open-Source CMS, entre otros.
Perspectiva Wiki:
Aquí podriamos realizar los cambios a los documentos a través de Wikis que al igual que en la anterior no solo tenemos las opciones de alojar en nuestro dominio sino también alternativas online. Tales como: DocuWiki y jamwiki.org
(esta última me gustó bastante).
Lo malo de estas alternativas, es que requieren ser instaladas y configuradas (que no es dificil) pero el mayor problema que tiene este metodo a nuestro interes; es que necesitamos manejar cuentas de usuarios que tengan permisos, comunicar links y lo peor de todo terminar haciendo soporte técnico para que aprendan a manejar estas plataformas. Si la relación con los usuarios que aprueban es permanente quizas valga la pena, pero si es un proyecto no querras perder tiempo en ello.
Opción: Tengo GigaBites en la Nube
Hoy dia casi todo trabajador de oficina con computador que se considere respetable tiene una o más suscripciones a herramientas en la nube tipo DropBox, Yandex, GoogleDrive, SkyDrive. Con cualquiera de estas herramientas podriamos compartir un archivo de documento Word y realizar las anotaciones en equipo. Algunas como Dropbox tienen un sistema de gestión de versiones que bién puede ser util. Mi preferido es Google Docs el cual también cuenta con un Gestion de Versiones y un look and feel tipo office que facilita su implementación para nuestro objetivo. También habrá que estar pendiente de “Project Harmony” de Dropbox que permitirá la edición colaborativa de documentos de office.
Opción: Trabajando para los PicaPiedra
Como siempre en toda fiesta técnologica hay un dormido, y casi siempre es el jefe de nuestro jefe, en estos casos lo más probable es que nisiquiera tengas la oportunidad de que te formalicen los cambios y tengas que gestionar decenas de correos con los cambios. En estos casos no te queda mas que administrar tu mismo los cambios o quizas contar con la suerte de que su secretaria te los coloque en un documento. Para estos casos tengo esta plantilla en Word que te ayudará a tener el control de los cambios en los entregables. Esta plantilla trabaja con Documentos Word embebidos que ayuda a tener todo en un solo sitio y organizado. También puede ser implementado con las herramientas en la Nube. Básicamente el concepto es registrar un dialogo, que no son mas que las observaciones que realiza cada usuario.
Descarga la Plantilla Ejemplo:
Les invito a sugerir sus alternativas también. Bye.
